Ouvrir Automatisations depuis le menu latéral.
Choisir un cycle existant dans la colonne de gauche ou cliquer sur Nouvelle.
Les membres peuvent consulter cette page en lecture seule. Seuls les admins du workspace peuvent modifier le nom, les situations, les listes et les délais.
Pour une nouvelle automatisation :
choisir une première situation : un statut d'appel ou un statut prospect ;
choisir la valeur qui fera entrer le prospect dans le cycle ;
si nécessaire, cliquer sur Ajouter une situation pour ajouter une alternative reliée par OU ;
donner un nom clair à l'automatisation ;
cliquer sur Créer l'automatisation.
La situation proposée au départ peut être supprimée et remplacée. Il faut simplement conserver au moins une situation avant de créer l'automatisation. Le nom reste vide tant que vous ne l'avez pas choisi.
Lorsqu'un prospect correspond à plusieurs situations successives, il continue dans le même cycle au lieu de repartir en phase 1.
Ouvrez l'automatisation depuis la colonne de gauche. Vous pouvez alors modifier son nom, ajouter ou supprimer ses situations, puis enregistrer avec le reste du cycle.
Si vous supprimez toutes les automatisations, la page revient à un état vide. Ubic ne recrée pas automatiquement un cycle modèle.
Dépliez la section S'applique à…, puis sélectionnez les listes qui doivent suivre ce cycle.
Si une liste contient déjà des prospects gelés, Ubic peut proposer de les ajouter au cycle tout de suite. Vous pouvez aussi refuser : dans ce cas, seuls les prochains gels entreront dans le cycle.
Activez Inclure automatiquement les nouvelles listes pour rattacher les futures listes à ce cycle. Une liste peut suivre plusieurs cycles lorsque leurs déclencheurs ne se chevauchent pas. Si deux cycles partagent un déclencheur, le premier cycle créé reste prioritaire.
Chaque phase correspond à un délai d'attente avant que le prospect revienne dans la liste à appeler.
Vous pouvez :
modifier le nombre de jours directement dans le cycle ;
ajouter une phase ;
supprimer une phase si elle n'est plus utile ;
choisir l'action finale.
Par défaut, Ubic boucle sur la dernière phase : si le prospect est gelé à nouveau après la dernière phase, le dernier délai est réutilisé.
Cliquer sur Enregistrer en haut du cycle. Cette action sauvegarde ensemble le nom, les situations, les listes, les délais et l'action finale.
Une liste ne peut pas suivre deux cycles partageant un même déclencheur. Ubic signale ce conflit et ne déplace pas la liste automatiquement.
Si une liste est retirée du workflow, les prospects encore en attente sur cette liste sortent du cycle pour éviter un retour automatique inattendu.
