Un compte Airtable avec accès à la base à connecter.
Le Base ID de la base Airtable.
Un Personal Access Token avec accès à cette base.
Le token doit permettre à Ubic de lire la structure de la base, lire les enregistrements et mettre à jour les enregistrements si le statut doit être synchronisé après l'appel :
`schema.bases:read`
`data.records:read`
`data.records:write`
Ajoutez aussi `schema.bases:write` si vous voulez laisser Ubic créer automatiquement la table d'historique des appels. Ce droit n'est pas nécessaire si vous sélectionnez une table compatible déjà présente dans la base.
Les tokens se créent depuis le Developer Hub Airtable. Guide Airtable : créer un Personal Access Token.
Ouvrir Paramètres > Intégrations > Airtable dans Ubic.
Coller le Personal Access Token Airtable.
Renseigner le Base ID.
Cliquer sur Enregistrer.
Après connexion, les tables et les vues Airtable deviennent disponibles dans la création de liste.
Pour conserver dans Airtable les tentatives d’appel issues de vos listes Airtable :
Revenir sur la carte Airtable puis cliquer sur Configurer.
Choisir une table existante compatible comme table de destination.
Cliquer sur Enregistrer.
Une table est compatible lorsqu'elle contient les colonnes indiquées sur la page. Ubic les reconnaît automatiquement et conserve leurs identifiants si elles sont renommées ensuite.
Si aucune table ne convient, cliquer sur Créer la table recommandée. Ubic crée et sélectionne une table Historique des appels Ubic avec les colonnes Contact, Prénom, Nom, Email, Société, Téléphone, Date et heure, Direction, Résultat, Durée, Agent, Enregistrement et Fiche prospect.
La colonne Contact peut être remplacée par une formule Airtable. Si la table d'historique contient un champ lié vers la table source des prospects, Ubic rattache aussi automatiquement chaque nouvelle ligne d'appel à la bonne fiche.
Une table Airtable peut être importée entière. Une vue Airtable peut aussi être choisie pour importer uniquement les enregistrements filtrés côté Airtable.
Pendant la création de liste, Ubic demande le mapping des champs : téléphone, nom, email, entreprise, poste et champs personnalisés si besoin.
Les champs de liaison et de recherche Airtable peuvent aussi être sélectionnés pour l'import. Ubic importe leur libellé, jamais leur identifiant technique.
Lorsqu'un champ modifiable dans Ubic est mappé vers une liaison Airtable prévue pour un seul enregistrement, Ubic recherche une correspondance exacte dans la table liée. Une correspondance unique est rattachée à la piste. Pour le champ standard Société, Ubic peut aussi créer le compte manquant et le rattacher automatiquement si le champ principal de la table liée est un champ texte modifiable. Si plusieurs enregistrements portent le même nom, la liaison n'est pas modifiée afin d'éviter une association incorrecte.
Le statut prospect peut être renvoyé dans Airtable si un champ de sélection unique est choisi comme champ statut au moment de l'import. Les options de ce champ deviennent les valeurs de référence côté Ubic.
Les champs personnalisés remplis dans Ubic peuvent aussi mettre à jour les champs Airtable mappés sur la liste.
Quand une table d'historique est configurée, chaque tentative d’appel finalisée depuis une liste Airtable ajoute une ligne dans cette table, y compris les appels sans réponse ou en échec. Lorsqu'un unique champ de liaison pointe vers la table source de la liste, Ubic l'utilise pour associer directement l'appel au prospect. Si la fiche liée n'existe plus, l'appel reste ajouté à l'historique sans liaison. Les identifiants techniques internes d'Ubic ne sont pas affichés dans l'historique. Le statut prospect et la note ne sont pas recopiés : ils restent sur la fiche prospect.
Airtable limite les retours API à 100 enregistrements par page. Ubic récupère donc les enregistrements page par page lors de l'import ou de la synchronisation.
Si la création automatique de la table échoue, vérifier que le token a accès à la bonne base et possède le droit `schema.bases:write`. Si un appel n'apparaît pas, vérifier que la table sélectionnée n'a pas été supprimée et que le token possède toujours `data.records:write`.
